Zasady udostępniania materiałów promocyjnych różnym podmiotom określa instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w Urzędzie Gminy Somonino.

Dokumentowanie wydawania materiałów promocyjnych.

1. Materiałami promocyjnymi określa się wydawnictwa drukowane na zamówienie (albumy, foldery, ulotki, informatory, mapy, plany gminy, plakaty, kalendarze i inne) lub multimedialne (filmy, DVD, prezentacje) o treści promującej walory inwestycyjno - gospodarcze, turystyczne, kulturalne i sportowe Gminy Somonino finansowane ze środków budżetowych Gminy Somonino.

2. Akcesoriami promocyjnymi określa się gadżety promocyjne (koszulki, torby, kubki, długopisy, notesy, teczki itp.), których zakup został sfinansowany ze środków budżetowych Gminy Somonino.

3. Ustala się następujący tryb gospodarowania materiałami i akcesoriami promocyjnymi w Urzędzie Gminy Somonino:

1) Dysponentem materiałów i akcesoriów promocyjnych jest stanowisko ds. rozwoju i promocji gminy.

2) Materiały i akcesoria promocyjne są bezpłatnie wydawane wyłącznie organizatorom działań, mających szczególne znaczenie dla promocji Gminy Somonino: targi krajowe i międzynarodowe, misje gospodarcze, wizyty inwestorów, imprezy kulturalne, rekreacyjne i sportowe o charakterze krajowym i międzynarodowym, wymiany młodzieżowe, konkursy  itp.

3) Materiały i akcesoria promocyjne przeznaczone są przede wszystkim na realizację przedsięwzięć o charakterze promocyjnym, a także na potrzeby reprezentacji i promocji gminy realizowane bezpośrednio przez Wójta Gminy Somonino.

4) Pracownik promocji i rozwoju gminy nie wydaje materiałów promocyjnych podmiotom w celach komercyjnych.

5) Wniosek o wydanie materiałów promocyjnych (Załącznik nr 7) należy opatrzyć podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy.

6) Wnioski można składać osobiście w Punkcie Obsługi Interesanta w Urzędzie Gminy Somonino  lub pocztą na adres Urzędu Gminy.

7) Ostateczna decyzja w sprawie wydania materiałów i akcesoriów promocyjnych uzgadniana jest z Wójtem Gminy Somonino lub inną osobą upoważnioną.

8) Fakt wydania materiałów i akcesoriów promocyjnych odnotowany jest każdorazowo w prowadzonej ewidencji. Ewidencja wydawanych materiałów i akcesoriów promocyjnych musi zawierać co najmniej następujące dane:

a) liczba porządkowa,

b) data przychodu,

c) numer faktury,

d) nazwa artykułu,

e) ilość przychodu,

f) podpis przyjmującego materiały i artykuły promocyjne,

g) data rozchodu,

h) ilość wydawanych materiałów i akcesoriów,

i) określenie jednostki i osoby dla której wydawane są materiały i akcesoria promocyjne,

j) stan,

k) podpis odbierającego.